Электронный документооборот между компаниями

Мы организуем юридически значимый документооборот между партнерами с использованием ЭЦП и других инструментов.

Начать работать

Часто задаваемые вопросы

Государственная политика нашей страны направлена на обеспечение широкого применения электронного документооборота, защиту прав и законных интересов его участников, разработку стандартов, норм и правил по использованию электронного документа.

И это, в первую очередь, объясняется тем, что к преимуществам потенциально очень удобного электронного документооборота несомненно можно отнести значительное сокращение затрат и времени на подготовку и отправку документов, экономии на материалах, почтовых и курьерских расходах, быстрый доступ к электронному архиву, удобный поиск документов и многое другое.

Сегодня в Узбекистане сформирована нормативно-правовая база, необходимая для обмена электронного документооборота. В частности, к числу законодательных актов регулирующих эту сферу относятся:

  • Закон Республики Узбекистан «Об электронной цифровой подписи» 11.12.2003 г. N 562-II;
  • Закон Республики Узбекистан «Об электронном документообороте» 29.04.2004 г. N 611-II (далее «Закон»);
  • Закон Республики Узбекистан «Об электронной коммерции» 29.04.2004 г.N 613-II;
  • другие нормативно-правовые акты действующего законодательства в части касающейся.

При этом, для более предметного ответа на поставленные вопросы представляется необходимым определиться со следующими понятиями:

электронная цифровая подпись (далее «ЭЦП») – подпись в электронном документе, полученная в результате специальных преобразований информации данного электронного документа с использованием закрытого ключа и позволяющая при помощи открытого ключа установить отсутствие искажения информации в электронном документе и идентифицировать владельца закрытого ключа (ст. 3 Закона «Об электронной цифровой подписи»);

отправитель электронного документа – юридическое или физическое лицо, указанное в реквизитах электронного документа и отправляющее электронный документ получателю электронного документа (ст. 11 Закона);
получатель электронного документа – юридическое или физическое лицо, которому электронный документ адресован отправителем электронного документа (ст. 12 Закона);

информационный посредник – юридическое или физическое лицо, которое на договорной основе оказывает услуги, связанные с оборотом электронных документов, в том числе по отправке электронных документов отправителя, хранению электронных документов и т.п. (ст.ст. 12, 14 и 16 Закона);

участники электронного документооборота– отправитель, получатель и информационный посредник (ст.10 Закона);
налогоплательщики – физические лица, юридические лица и их обособленные подразделения, на которых возложено обязательство по уплате налогов и других обязательных платежей (ст.13 Налогового кодекса РУ).

1. Согласно ст.4 Закона «Об электронном документообороте», электронный документооборот представляет собой совокупность процессов отправки и получения электронных документов через информационную систему, который может использоваться для совершения сделок (в том числе заключения договоров), осуществления расчетов, официальной и неофициальной переписки и передачи иной информации.

Исходя из статьи 5 Закона РУ «Об электронном документообороте», информация, содержащая в электронном документе должна быть зафиксированная в электронной форме, подтверждена ЭЦП и засвидетельствована реквизитами электронного документа.

К числу обязательных реквизитов электронного документа статья 6 Закона относит:

  • электронную цифровую подпись;
  • наименование юрлица или ФИО физлица – отправителя;
  • почтовый и электронный адрес отправителя электронного документа;
  • дату его создания.

Исходя из вышеуказанного, заключение договоров и обмен счетов-фактур в электронном виде между участниками электронного документооборота представляется возможным. При этом, эти документы должны быть подтверждены ЭЦП и содержать обязательные реквизиты электронного документа, а также соответствовать иным требованиям законодательства (к договорам – согласно ст. 364 Гражданского кодекса Узбекистана содержать существенные условия договора, по счет-фактуре – необходимые сведения согласно ст. 222 Налогового кодекса).

В соответствии с законом Республики Узбекистан «Об электронной цифровой подписи» определена равнозначность ЭЦП и собственноручной подписи в бумажном документе. Таким образом, на уровне закона любой электронный документ, подписанный ЭЦП, признается юридически значимым без выполнения каких-либо дополнительных условий. Поэтому для признания электронных документов, переданных через Faktura.uz, юридически значимыми, с контрагентом не нужно заключать никаких дополнительных соглашений — достаточно просто подключиться к Faktura.uz и иметь в наличии сертификат ЭЦП, выданный признанным центром регистрации ключей. Однако, если у компаний есть потребность детально прописать, каким образом будет происходить работа в электронном виде (например, каковы будут обязательства и ответственность сторон, в каких форматах будут передаваться документы, каким образом будет происходить исправление документов и т д.) — вам ничего не мешает заключить отдельное соглашение.

Согласно статьям 94 Налогового кодекса РУ, должностные лица органа государственной налоговой службы, проводящие налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого налогоплательщика документы, связанные с исчислением, уплатой налогов и других обязательных платежей, соответствующие целям проверки и относящиеся к проверяемому периоду.

В случае отказа налогоплательщика представить истребованные документы должностное лицо органа государственной налоговой службы, проводящее налоговую проверку, производит изъятие необходимых документов в порядке, предусмотренном законодательством (на основании мотивированного постановления должностного лица органа государственной налоговой службы, проводящего налоговую проверку).

Как указывается в части 6 статьи 95 НК РУз., документы изымаются в виде подлинника или копий, заверенных подписью и печатью налогоплательщика.

Статья 9 Закона «Об электронном документообороте» позволяет участникам электронного документооборота иметь копии электронных документов на бумажном носителе, которые заверяются и хранятся в порядке, установленном законодательством.

Сверх того, статья 16 вышеназванного Закона обязывает участников электронного документооборота не только обеспечить возможность доступа к электронным документам и предоставления их копий на бумажном носителе, но и хранить электронные документы сроком не меньше, чем срок, установленный для документа на бумажном носителе аналогичного назначения, если иное не предусмотрено законодательством.

Таким образом, должностные лица органа государственной налоговой службы, проводящие налоговую проверку, имеют право истребовать от участников электронного документооборота электронные документы или предоставление их копий на бумажном носителе.

Сборник правовых документов.

Faktura.uz фиксирует даты выставления и получения электронных счетов-фактур, обеспечивает безопасность передачи документов и гарантирует их юридическую значимость, а также является независимой третьей стороной при возникновении спорных ситуаций и обращениях в суд.

Да, конечно партнёры в праве обмениваться электронными документами через электронную почту, даже могут создать внутреннюю систему электронного документооборота, но это не решит проблем, связанных с аутентификацией контрагентов, проверкой ЭЦП и другие удобства нужно будет разрабатывать самостоятельно.

Faktura.uz обеспечивает юридическую значимость передаваемых документов в соответствии со всеми требованиями текущего законодательства Республики Узбекистан. Это возможно при одновременном соблюдении следующих принципов работы:

  • Все документы подписываются электронной цифровой подписью (ЭЦП). В документ проставляется штамп времени, что подтверждает подписание документа в момент действия сертификата;
  • Для генерации ЭЦП используются сертифицированные средства криптографической защиты;
  • Сертификаты ключей подписи выдаются доверенными Удостоверяющими центрами, определенными Регламентом (смотрите Приложение №1 к Публичной оферте);
  • Все участники электронного документооборота присоединяются к Регламенту, который является соглашением о применении ЭЦП, определяющему условия исполнения документов, удостоверенных ЭЦП.

В этой связи, участники электронного документооборота заключившие договор и обменявшиеся счет-фактурами в электронном виде, пользуются всеми правами и несут обязательства предусмотренные актами законодательства и заключенными договорами. Кроме того, электронный договор и счет-фактуры могут быть использованы в качестве доказательства совершения сделок.

Войти Регистрация